Radne površine lako postanu mesto na koje ostavljamo sve što trenutno nemamo gde da stavimo. Na stolu se pojave papiri, punjači, knjige, šolje, sitni pribor i predmeti koje smo doneli iz druge prostorije. Na kuhinjskoj radnoj ploči mogu se nagomilati uređaji, posude i stvari koje koristimo povremeno. Svaki predmet pojedinačno deluje bezazleno, ali zajedno mogu zauzeti prostor koji nam je zapravo potreban za svakodnevni rad.
Ne treba skloniti sve što se nalazi na površini. Cilj je da razlikujemo ono što nam je stalno potrebno od onoga što može biti odloženo, grupisano ili vraćeno na svoje mesto. Kada radna površina ostane dovoljno slobodna, lakše je koristiti je bez prethodnog pomeranja desetak stvari.
Predmeti koje koristimo samo povremeno
Prvo možemo pogledati stvari koje stoje na radnoj površini iako ih koristimo jednom nedeljno, mesečno ili još ređe. Aparat, alat, pribor ili dekorativni predmet ne mora zauzimati najdostupnije mesto ako nam nije potreban svakog dana. Povremene stvari mogu biti odložene u ormarić, fioku ili drugu odgovarajuću zonu, dok površina ostaje dostupna za aktivnosti koje se češće obavljaju. Posebno vredi pogledati predmete koji se koriste samo u određenom delu godine. Ako je nešto trenutno neaktivno, nema razloga da zauzima najbolju poziciju samo zato što bi nam moglo zatrebati kasnije.
Papiri koji nemaju razlog da ostanu na stolu
Računi, stari papiri, beleške, uputstva i dokumenta lako formiraju malu gomilu. Umesto da svaki papir ostane na radnoj površini, možemo napraviti jednu privremenu fasciklu ili kutiju za ono što još treba pregledati. Važno je da to bude prolazna stanica, a ne nova gomila koja se samo premešta s jednog mesta na drugo. Možemo čak odrediti jednu fasciklu ili kutiju za papire koji čekaju obradu i redovno je isprazniti. Tako znamo gde se nalaze, ali ne dozvoljavamo da se gomila širi po celom stolu.
Punjači i kablovi koje trenutno ne koristimo
Kablovi su mali, ali brzo zauzmu dosta prostora i stvaraju vizuelni nered. Ako na stolu stoje punjači za uređaje koje trenutno ne koristimo, možemo ih grupisati i odložiti na jedno mesto. Kabl koji nam je potreban svakog dana može ostati dostupan, dok rezervni i ređe korišćeni kablovi ne moraju biti na radnoj površini. Ako imamo više uređaja, dobro je prvo izdvojiti one koje svakodnevno punimo. Ostali kablovi mogu biti grupisani prema uređaju ili nameni, tako da ne moramo svaki put pretraživati celu fioku.
Šolje, flaše i posuđe koje se tu zadržava
Jedna šolja ili flaša obično nije problem, ali nekoliko njih može brzo zauzeti značajan deo stola. Posle korišćenja možemo ih vratiti u kuhinju ili na njihovo uobičajeno mesto. Ako se stalno vraćaju na istu površinu, to može biti znak da bi bliže mesto za odlaganje bilo praktičnije. Ako se šolje stalno vraćaju na sto, možemo pogledati šta se dešava neposredno posle korišćenja. Nekada je dovoljno imati jasnu naviku vraćanja, a nekada praktičnije mesto za odlaganje bliže radnoj zoni rešava problem.
Knjige koje trenutno ne čitamo
Na radnom stolu često ostanu knjige koje smo završili ili one koje smo samo jednom otvorili. Ako ih ne koristimo trenutno, možemo ih vratiti na policu. Knjiga koju upravo čitamo može ostati pri ruci, dok gomila od pet ili deset knjiga samo zauzima prostor i otežava korišćenje stola. Polica ne mora biti potpuno puna da bi bila korisna. Nekoliko praznih centimetara između knjiga može biti vrednije od još jednog reda predmeta koji stalno moramo pomerati.
Sitnice koje pripadaju drugim prostorijama
Na radnoj površini često završe predmeti koji nemaju nikakve veze sa aktivnošću za koju je površina namenjena. Makaze iz druge sobe, igračka, kozmetika, alat ili nasumičan predmet mogu ostati tu samo zato što smo ih privremeno spustili. Vraćanje takvih stvari tamo gde pripadaju često je najbrži način da dobijemo prostor bez ikakve dodatne organizacione opreme. Jedna mala korpa za stvari koje treba odneti u druge prostorije može biti privremeno rešenje, ali je treba redovno prazniti. U suprotnom samo smo napravili novu verziju iste gomile.
Dekoracija koja zauzima više mesta nego što očekujemo
Dekorativni predmeti mogu doprineti izgledu prostora, ali ne moraju svi stajati na radnoj površini. Ako imamo više ukrasa, možemo ostaviti samo one koji nam se zaista dopadaju i koji ne ometaju korišćenje stola ili ploče. Ostale možemo rotirati ili odložiti na drugo mesto. Ako dekoracija stalno smeta pri radu, možemo je premestiti na zid, policu ili drugo mesto. Tako zadržavamo lični karakter prostora, a ne žrtvujemo korisnu površinu.
Rezervne zalihe koje ne moraju biti nadohvat ruke
Na kuhinjskim i radnim površinama često se nađu rezervne baterije, kancelarijski pribor, sredstva ili drugi predmeti koje imamo u većoj količini. Jedan primerak može biti dostupan, dok ostatak ne mora zauzimati prostor koji koristimo svakog dana. Grupisanje rezervi na jednom mestu olakšava i pregled onoga što već imamo. Rezervne stvari možemo držati zajedno i povremeno proveriti šta zaista imamo. To sprečava da kupujemo još nečega što je već negde odloženo.
Predmeti koji nemaju jasno određeno mesto
Ponekad je razlog nereda jednostavan: ne znamo gde određena stvar treba da se vrati. Ako isti predmet stalno ostavljamo na stolu, možda mu treba jasno definisano mesto. To može biti mala fioka, korpa, polica ili kutija. Kada predmet ima jednostavan „dom“, manje je verovatno da će se vraćati na radnu površinu. Ako ne možemo lako da kažemo gde bi predmet trebalo da bude posle korišćenja, verovatno je upravo tu problem. Nije potrebno praviti složen sistem; dovoljno je odrediti jedno jednostavno mesto koje svi mogu da zapamte.
Stvari koje možemo spojiti u jednu grupu
Ne moramo svaki predmet sklanjati pojedinačno. Sitni pribor, kancelarijski materijal, daljinski upravljači ili slične stvari mogu se grupisati u jednu odgovarajuću posudu. Time ne samo da oslobađamo površinu već i smanjujemo broj odvojenih predmeta koje svakodnevno pomeramo. Grupisanje je naročito korisno za sitnice koje se pojedinačno lako izgube. Kada su zajedno, površina izgleda mirnije, a i lakše vidimo šta imamo.
Predmeti koje smo ostavili samo zato što ćemo ih uskoro koristiti
Ovo je jedna od najčešćih privremenih gomila. Nešto ostavimo na stolu sa idejom da ćemo ga koristiti kasnije, ali „kasnije“ se pretvori u nekoliko dana. Ako predmet ne koristimo u skorije vreme, bolje je vratiti ga na njegovo mesto i izvaditi ga kada zaista zatreba. Ako znamo da ćemo nešto koristiti za nekoliko minuta, nije problem ostaviti ga na stolu. Problem nastaje kada isti predmet ostane tu danima. Korisno je razlikovati stvarno privremeno odlaganje od stalnog zadržavanja.
Šta ostaviti na radnoj površini
Posle sklanjanja nije potrebno težiti potpuno praznom stolu ili kuhinjskoj ploči. Na površini mogu ostati stvari koje koristimo svakog dana i koje nam zaista olakšavaju rad. Dobar kriterijum je jednostavan: ako predmet često koristimo, ako pripada toj aktivnosti i ako ne ometa prostor za rad, njegovo mesto može biti upravo tu. Radna površina treba da bude prilagođena aktivnosti. Ako je sto namenjen pisanju, dobro je da postoji dovoljno prostora za papir i ruke; ako je kuhinjska ploča namenjena pripremi, korisno je osloboditi deo koji možemo odmah koristiti.
Slobodna površina je deo organizacije
Najveća korist nije u tome da površina izgleda prazno, već da možemo odmah početi ono što želimo da radimo. Kada ne moramo prvo da pomeramo papire, kablove, posuđe i sitnice, svakodnevni zadaci postaju jednostavniji. Zato je korisno povremeno pogledati radnu površinu kao celinu i pitati se šta nam zaista treba nadohvat ruke. Jednostavan test je da pre početka svakodnevnog posla pogledamo da li možemo odmah da zauzmemo radnu površinu bez prethodnog sklanjanja. Ako ne možemo, verovatno na njoj ima više stvari nego što joj funkcija zahteva.
