Matični izvodi, uverenja i diplome spadaju u dokumenta koja ambasade najoštrije proveravaju. Greške su najčešće u formi, ne u sadržaju, kao što je pogrešan redosled legalizacije, nečitljivi pečati, nedosledno napisano ime ili datum.
Cilj ambasade je da potvrdi autentičnost i razumljivost dokumenta i da prevod verno odgovara originalu. Ako bilo koji od ova tri uslova padne, dokument se vraća na ispravku i iziskuje dodatne troškove.
Koje dokumente traže i u kom formatu?
Najčešće se traže izvod iz matične knjige rođenih, uverenje o državljanstvu, uverenje o nekažnjavanju, potvrde o bračnom statusu i diplome/uverenja u stepen. Uslov je da dokument bude izdat od nadležnog organa u originalu ili ovlašćenoj kopiji.
Neke ambasade traže i posebne obrasce ili dodatne potvrde (npr. nastavni plan uz diplomu). Pre slanja proverite zvaničnu listu zahteva i da li traže original ili ovlašćenu kopiju za uvez sa prevodom.
Overen prevod ili „običan“ prevod: Šta je prihvatljivo?
Za većinu konzularnih postupaka i dokumenata potreban je ovlašćeni sudski tumač. „Običan“ prevod bez pečata uglavnom nije dovoljan. Overen prevod potvrđuje tačnost, ali i povezuje prevod sa dokumentom kroz uvezivanje. To je ključni detalj, jer ambasada mora da vidi da prevod pripada baš tom dokumentu, bez mogućnosti zamene ili manipulacije.
Apostille i legalizacija: Ispravan redosled koraka
Najveća greška je pogrešan redosled. Ako je potrebna viša legalizacija (Apostille ili konzularna), prvo se pribavlja Apostille/legalizacija na originalu, pa se tek onda radi prevod i overa prevoda. Ako obrnemo redosled, prevod više ne obuhvata Apostille pečat, pa komplet nije validan. Uvek proverite da li zemlja prima Apostille ili traži konzularnu legalizaciju i kojim putem se dobija.
Podaci koji moraju biti identični: Imena, datumi, transkripcija
Ambasade posebno gledaju da li se ime i prezime u prevodu poklapaju sa pasošem i originalnim dokumentom. Problem nastaje kod slova koja se različito prevode (Đ/Đ, Č/Ć, J/Y, SH/Š). Doslednost je obavezna ako u pasošu imate određenu transkripciju, tražite da prevod koristi istu. Datumi moraju imati isti format i redosled, a mesta rođenja/nazivi institucija treba prevesti prema uputstvu kako bi sudski prevodilac imao sve podatke.
Fizički kvalitet dokumenata: Pečati, uvez, čitljivost
Nečitljivi skenovi i fotografije lošeg kvaliteta provociraju greške i sumnju. Pečati i potpisi moraju biti vidljivi. Overen prevod se uvezuje sa kopijom ili originalom koncem ili trakom; pokušaj razdvajanja oštećuje uvez i čini ga nevažećim. Ako dokument ima više strana, sve moraju biti prisutne i pravilno numerisane. Nedostajuća strana ili slab kontrast često su razlog za odbijanje.
Rok važenja i „sveže“ izdavanje izvoda i uverenja
Mnogi matični izvodi i uverenja o nekažnjavanju imaju rok „svežine“ (npr. ne stariji od tri ili šest meseci). Ambasade proveravaju datum izdavanja i vraćaju dokument ako je stariji od propisanog roka. Pre nego što poručite prevod, proverite zahteve i planirajte redosled. Izdavanje novog izvoda → Apostille/legalizacija (ako treba) → overen prevod.
Posebni zahtevi po zemljama: Jezik, dvostruki prevod, kopije
Neke zemlje traže prevod na svoj zvanični jezik, druge prihvataju engleski. Pojedine ambasade traže „dvostruki“ put: Prevod na engleski, pa posle na njihov jezik. Može biti potreban i određeni broj ovlašćenih kopija ili dodatnih kompleta. Uvek pročitajte smernice ambasade i tražite pisanu potvrdu ako imate nedoumicu, jer usmeni saveti se razlikuju od šalter do šaltera.
Elektronske verzije, e-potpis i šta zapravo organ prihvata?
Elektronski potpisani dokumenti i e-pečati sve su češći, ali ne prihvata ih svaka ambasada. Neki organi žele isključivo papirni, uvezani komplet. Drugi prihvataju elektronske kopije za preliminarnu proveru, a original traže na uvid pri predaji. Pre slanja mejlom proverite izričite smernice, kao što su format fajla, maksimalnu veličinu, da li traže sken u boji i rezoluciju.
Kako se pripremiti: Praktična lista koraka
Najpre napravite spisak svih dokumenata koje ambasada traži. Proverite da li bilo šta mora biti novijeg datuma. Ako je potrebna viša legalizacija, obezbedite je pre prevoda. Dostavite sudskom tumaču jasne skenove ili originale i usaglasite tačan način pisanja imena prema pasošu. Zatražite ponudu u kojoj su rok, cena, broj primeraka i način isporuke jasno navedeni. Pre predaje proverite da su svi kompleti uvezani i potpuni.
Najčešće greške i kako ih izbeći?
Najčešće greške su pogrešan redosled Apostille → prevod; nečitljivi pečati; nedosledna transkripcija imena; star dokument koji je „istekao“; nepotpuni set strana; pogrešan jezik prevoda; slanje samo „običnog“ prevoda. Rešenje je u proveri zvaničnih smernica, komunikaciji sa sudskim tumačem i pripremi kvalitetnih skenova. Jedna provera pre predaje često uštedi nedelje čekanja.
Ambasade proveravaju tri stvari: Autentičnost, formu i doslednost. Da bi dokument prošao, morate poštovati redosled legalizacije, obezbediti overen prevod i uskladiti sve podatke sa pasošem i originalom. Obratite pažnju na rok važenja, čitljivost pečata i specifične zahteve zemlje. Kada niste sigurni, bolje je tražiti pisano uputstvo i konsultovati sudskog tumača pre početka. Tako izbegavate vraćanja, dodatne troškove i gubitak.