Važna dokumenta najčešće nisu problem zato što ih imamo previše, već zato što u trenutku kada su nam potrebna ne znamo gde se nalaze. Ugovori, računi, garancije, potvrde, lični dokumenti i različiti papiri mogu završiti u više fioka, fascikli, torbi ili digitalnih foldera. Tada traženje jednog dokumenta postaje mali projekat za sebe.
Jednostavniji sistem ne mora da znači komplikovano arhiviranje. Naprotiv, što je pravilo lakše za pamćenje, veća je šansa da ćemo ga zaista koristiti. Cilj je da odmah znamo gde dokument ide kada ga dobijemo i gde prvo da ga tražimo kada nam zatreba.
Počnite od dokumenata koje najčešće tražite
Ne morate odmah sređivati sve papire koje imate. Prvo izdvojite dokumenta za koja ste u prethodnom periodu najčešće gubili vreme. Tu se obično vidi gde sistem najviše nedostaje. Ako određenu vrstu papira stalno tražimo, upravo ona zaslužuje jasno i stalno mesto.
Odvojite ono što mora biti pri ruci od dugoročnog čuvanja
Nisu svi dokumenti jednako važni u svakom trenutku. Neke papire koristimo povremeno, dok druge treba čuvati duže. Praktično je napraviti jasnu razliku između dokumenata koje često proveravamo i onih koje samo treba bezbedno sačuvati.
Jedna vrsta dokumenta treba da ima jedno mesto
Problem nastaje kada, na primer, račune čuvamo na tri različita mesta ili kada se isti tip dokumenata nalazi i u fioci i u nekoliko fascikli. Jednostavnije pravilo je da svaka važnija grupa ima svoju stalnu lokaciju. Tako se smanjuje broj mesta na kojima moramo da tražimo.
Papirna i digitalna dokumenta ne moraju biti odvojeni svetovi
Ako isti dokument postoji na papiru i u digitalnom obliku, korisno je znati gde se nalazi svaka verzija. Digitalni folderi mogu pratiti istu logiku kao papirne fascikle, pa se lakše pamti gde šta pripada. Važno je samo da sistem ne postane toliko složen da ga je teško održavati.
Nazivi fajlova mogu uštedeti mnogo vremena
Digitalni dokument sa nazivom poput 'scan001' teško je pronaći nekoliko meseci kasnije. Jasniji naziv koji odmah govori šta je dokument može mnogo olakšati pretragu. Na primer, naziv može sadržati vrstu dokumenta i godinu ili drugi podatak koji je važan za razlikovanje.
Odmah odredite gde ide novi dokument
Najveći efekat sistema dolazi iz navike da novi papir ili fajl dobije svoje mesto odmah. Ako ga ostavimo na stolu uz obrazloženje da ćemo ga kasnije skloniti, lako nastane nova gomila. Jednostavno pravilo pri prijemu dokumenta sprečava da se nered ponovo vrati.
Sistem treba da bude dovoljno jednostavan da ga svi koriste
Ako više članova doma koristi ista dokumenta, pravila treba da budu jasna svima. Nije koristan sistem koji samo jedna osoba razume. Najbolji sistem je onaj u kome se bez mnogo razmišljanja zna gde dokument pripada i gde treba početi potragu kada se izgubi.
